Comment vos services respectifs sont-ils composés ?
Mohand Djerroud, directeur de la commande publique : La direction de la commande publique est composée de six personnes : une rédactrice sur le campus de Nantes, une rédactrice et une directrice adjointe sur le campus de Marne-la-Vallée, une rédactrice et un directeur sur le campus de Bron et un coordinateur achat qui dépend à la fois de la direction de la commande publique et du secrétaire général de l’ESIEE.
Olivier Berthelot-Eiffel, directeur général délégué aux Affaires Financières : La direction des affaires financières, placée sous ma responsabilité, est composée d’un cadre et de six agents, trois sur la partie recettes et trois sur la partie dépenses. C’est une équipe de qualité, très investie, mais qui n’a pas encore tous les moyens pour piloter l'université, son dimensionnement actuel correspondant au périmètre de l’ancienne DAFAP, et donc à l’ex-UPEM.
Quelles sont leurs missions ?
Mohand Djerroud : La Direction de la Commande Publique (DCP) a pour mission d’assurer la sécurité juridique des achats effectués par l’université, de participer à l’élaboration de la politique d’achat de l’établissement et à sa mise en œuvre, d’assurer les fonctions de conseil auprès des directions, structures de recherche et composantes de l’établissement dans le pilotage de leurs activités d’achats, d’assurer la passation et l’exécution des marchés publics et enfin de former et d’informer les agents sur les règles inhérentes à la commande publique. Un bon achat est un achat économiquement raisonnable et juridiquement acceptable.
Olivier Berthelot-Eiffel : La direction générale déléguée aux affaires financières (DGDAF) est chargée de la construction budgétaire de l’ensemble de l’université. À ce titre, elle consolide les demandes, vérifie les équilibres généraux et établit les maquettes budgétaires ainsi que le rapport de l’ordonnateur présenté au conseil d’administration. En revanche, sur le plan de l’exécution budgétaire, son activité est limitée au périmètre de l’ex-UPEM. En effet, pour l'instant, nous avons trois entités budgétaires avec trois circuits financiers particuliers. Nous sommes encore dans un fonctionnement assez cloisonné même si, à la fin, nous avons un seul budget.
Comment ont-ils été créés ?
Olivier Berthelot-Eiffel : Comme indiqué, la DGDAF dans son dimensionnement actuel est issue des services de la DAFAP hors Achat. La démarche d'organisation dans laquelle nous nous sommes lancés est portée par la direction générale des services et la présidence. A la suite de la fusion, il y avait énormément de processus différenciés à rassembler et à harmoniser. Cela a été fait pour l’informatique, pour l’immobilier et pour les ressources humaines. Le chantier à présent est celui des finances.
Mohand Djerroud : Avant la fusion, les services Achats et Marchés étaient, au sein de l’ex-Ifsttar, réunis dans un même service et, côté ex-Upem, intégrés dans la Direction des Affaires Financières et de l’Achat Public (DAFAP) mais dirigés par deux responsables différents. Lors de la création de l’Université Gustave Eiffel, la décision de séparer la direction financière des services marchés a donné naissance à la direction de la commande publique.
Quel intérêt y a-t-il à scinder les affaires financières et la commande publique ?
Mohand Djerroud : Le fait de séparer celui qui conçoit les marchés de celui qui fait le budget et veille aux dépenses est plus cohérent juridiquement. Cela évite que le responsable financier soit à la fois juge et partie en lançant les marchés qu’il a lui-même signés. C’est pour cela que, dans de nombreux établissements, la commande publique est séparée des affaires financières. Après la fusion, la décision d’une réorganisation dans ce sens a donc été prise d’une manière naturelle.
Comment les personnels concernés ont-ils été associés à cette réorganisation ?
Olivier Berthelot-Eiffel : Tout doit passer par la concertation. Une fois que les objectifs de la future organisation auront été bien définis, en s’appuyant sur l’expérience de chacun, l’étape suivante portera sur la conduite du changement. Il s’agit de savoir comment l’organisation définie va pouvoir être développée concrètement afin que les collègues se retrouvent dans les nouveaux processus et les nouvelles structurations administratives mis en place.
Mohand Djerroud : Tous les agents concernés ont été consultés sur l’ensemble des sujets. Un séminaire a été organisé en dehors de l’établissement afin de consolider et d’approfondir nos connaissances réciproques au sein de l’équipe du service marchés (ex-Ifsttar et ex-UPEM et ESIEE). La force d’une direction de la commande publique est que tous ceux et celles qui la constituent parlent le même langage et s’appuient sur des textes précis et communs portant sur la façon dont il convient d’appliquer la règle. Cependant, il reste encore certaines pratiques à harmoniser et à mutualiser. Toute l’équipe s’efforce de tout mettre en œuvre pour la mise en place de procédures communes.
Où en est la réorganisation de vos services ?
Mohand Djerroud : La nouvelle organisation a été initiée le 1er janvier 2023, avec l’adhésion de toute l’équipe, et, d’un point de vue humain, elle fonctionne très bien. Comme le souligne Corinne Gravereau, directrice adjointe de la Commande Publique, cela résulte avant tout d’une forte concertation collective, initiée dès le début de la fusion.
Olivier Berthelot-Eiffel : Nous sommes dans une période charnière. Ce ne sera pas simple du fait des interrogations ou des inquiétudes de la part des collègues concernés mais la nécessité de la réorganisation est bien comprise. En effet, depuis trois ans, nous sommes dans un système qui fonctionne mais qui ne peut pas perdurer, tant sur le plan de l’efficacité du fonctionnement de l’université que pour les conditions de travail du fait du manque de lisibilité des règles de gestion et de l’hétérogénéité des pratiques, ce qui crée une incertitude vis-à-vis de l’avenir. Nous avons lancé des groupes de travail en mars 2023 avec différents chantiers sur les recettes, la contractualisation, la dépense, la soutenabilité économique, le contrôle budgétaire interne ou encore l’animation de la fonction financière. Le but de ces groupes est de définir un processus d’organisation avec un objectif de finalisation en 2024. C'est un chantier stratégique sur lequel nous sommes tous investis.
