« Le déploiement de Pégase au sein de l’établissement est un beau projet. Au-delà de son aspect technique, ce logiciel permet une gestion des formations harmonisée et partagée par l’ensemble de la communauté. Il permet aux agents qui n’en ont pas l’habitude, de travailler ensemble et d’échanger sur leurs pratiques professionnelles » observe Marilyne Guillebaud, cheffe de projet système d'information (SI) Scolarité en charge de Pégase. Développé depuis 2017 dans le cadre de PC-SCOL (Projet Commun de la Scolarité), projet porté conjointement par l’Amue (Agence de mutualisation des universités et établissements d'enseignement supérieur) et l’association Cocktail, Pégase est une solution logicielle destinée à moderniser la gestion de la scolarité dans les établissements d’enseignement supérieur. « Cet outil mutualisé permet de gérer l’ensemble du parcours des étudiants : de l’inscription à la délivrance du diplôme en passant par le suivi des résultats, des stages, etc. Au sein de l’Université Gustave Eiffel, il doit remplacer des logiciels comme Apogée, qui est vieillissant et ne permet plus de s’adapter aux nouvelles réglementations : individualisation des parcours instaurés par la loi ORE, transformation des formations avec l’approche par les compétences (APC)… » explique Marilyne Guillebaud.
Un outil co-construit avec les universités
Création et modélisation en matrice des maquettes de formation, suivi des inscriptions et des paiements, création de parcours de formation personnalisés, définition des règles de calcul des résultats, délivrance des diplômes et attestations de réussite… Voilà quelques exemples des fonctionnalités actuelles de Pégase. « Nous sommes aujourd’hui à la Version 24 du logiciel, précise la cheffe de projet. Chaque trimestre l’équipe de PC-SCOL présente une nouvelle version de Pégase et, toutes les trois semaines, invite les universités engagées à une visioconférence pour échanger sur le développement de l’outil. Des ateliers de conception sont par ailleurs organisés afin que les experts métiers, futurs utilisateurs, détaillent leurs besoins. » La confrontation régulière aux usagers, la co-construction et la production rapide de fonctionnalités sont ainsi au cœur de la méthode de développement, dite « agile », de PC-SCOL.
« Néanmoins les conditions ne sont pas encore réunies pour un déploiement généralisé à la rentrée 2024. Un report a été décidé car il manque certaines fonctionnalités comme le cloisonnement des données qui soulève des questions de RGPD ou un système de notification facilitant le suivi des dossiers d’inscription administrative et des pièces pour les gestionnaires de la scolarité générale » souligne Marilyne Guillebaud. Pour accélérer le développement, PC-SCOL a lancé en janvier 2024 un appel à cotisations anticipé auquel l’Université Gustave Eiffel a répondu en cotisant trois années par anticipation, comme 16 autres établissements.
Répondre aux outils et pratiques de chacun
Au sein de notre université, le déploiement de Pégase a débuté en 2021 par une phase d’étude. « Lors de cette étape qui a duré un an nous avons travaillé avec les écoles et composantes sur ce que nous attendions de Pégase car chacun avait son propre outil et ses propres pratiques. Nous avons également mené un travail de rationalisation sur les outils périphériques à connecter à Pégase. Par exemple, pour les emplois du temps, les conventions de stage ou le paiement des enseignants, chaque établissement avait son propre logiciel : il a fallu choisir. » La connexion de ces outils périphériques est un enjeu important qui a notamment conduit au recrutement d’une cheffe de projet dédiée.
Objectif : 100% des inscriptions à la rentrée 2025
Engagée dans la 3e vague de déploiement, l’université a pu réaliser ses premières inscriptions sur Pégase à la rentrée 2022. « Pour la rentrée 2023, nous avions 1 722 inscrits dans Pégase : des étudiants de l’ENSG, de l’EIVP, d’ESIEE Paris, des classes préparatoires et les doctorants. À la rentrée 2024, nous inscrirons et suivrons la scolarité de 1 000 étudiants supplémentaires. Notre objectif est 100% des inscriptions de l’université pour la rentrée 2025 » détaille Marilyne Guillebaud. Pour la conception des maquettes de formation, tout le personnel concerné – soit une centaine de secrétaires pédagogiques et responsables de formation – a été formé au module de construction de l’offre de formation. « L’ensemble des maquettes devrait être finalisé à l’automne avec le soutien et l’accompagnement de l’équipe projet, estime la cheffe de projet. Pour les inscriptions pédagogiques, la saisie des notes et résultats, les règles de calcul, il nous reste une centaine de personnes à former, majoritairement de l’ex-UPEM. Un travail conséquent sur la reprise et la mise en qualité des données d’Apogée nous attend également. Nous l’avons débuté cette année et avons déjà repris les données de l’ESIEE Copernic (ex-ESIPE) dans Pégase. » Quels sont les retours des premiers agents formés ? « Ils trouvent l’outil ergonomique, logique, intuitif et moderne, par exemple un responsable de formation a modélisé sa formation en moins de 2h. Mais nous sommes bien conscients que ce changement d’outil va nécessiter une adaptation des pratiques et un accompagnement des différents acteurs de la communauté. » précise Marilyne Guillebaud.
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