Projet transverse et collectif de l’Université Gustave Eiffel, la réorganisation de la Direction générale déléguée Informatique et Numérique (DGDIN), correspond au rapprochement des anciens services numériques de l’ex-Upem et de l’ex-Ifsttar. Cette démarche a d’abord été initiée à travers des interviews et des ateliers de co-construction, organisés avec des représentants des différents utilisateurs des services informatiques : étudiants, enseignants, chercheurs, équipes des directions, services administratifs et techniques de l’université, et bien sûr avec les agents de la DGDIN. « Notre but était d’identifier et de mettre en commun les ambitions et les valeurs présidant à l’organisation de cette nouvelle Direction, précise Mourad Ben Hadj. Les acteurs bénéficiaires, tout comme les informaticiens, se sont vraiment mobilisés en ce sens, malgré la crise sanitaire qui nous accaparait. Dans cette période de changement, l’animation assurée par le cabinet Plein Sens nous a permis de dégager des valeurs communes et des objectifs à atteindre.»
Partir des besoins des utilisateurs, au plus près du terrain
L’organisation retenue comporte 6 départements, dont 4 sont orientés par populations bénéficiaires plutôt que par métiers de l’informatique comme actuellement. Il y aura des départements d’appui à la recherche, à l’administration, à la pédagogie, et un département de coordination des équipes et services de proximité. « Ce schéma permet de fournir aux bénéficiaires les moyens les plus adaptés mais aussi les réponses les plus rapides lorsqu’ils adressent des demandes spécifiques à leur domaine métier » explique Mourad Ben Hadj. « En tant que direction multi-campus (Lyon, Nantes, Lille, Marne-la-Vallée, Méditerranée…), nous avons depuis toujours une double obligation de mutualisation et de spécialisation des services rendus, afin de pouvoir fournir la même qualité de service sur tous nos campus tout en offrant un service de proximité ciblé » précise Mourad Ben Hadj.
Les travaux en cours
En début d’année 2022, un travail de clarification a été mené qui a permis de préciser : les missions spécifiques de chacun des 6 futurs départements, les modalités de saisine, les circuits de décision et d’information internes et externes, ainsi que les différentes responsabilités transverses. Les responsables de département nouvellement nommés mènent actuellement un travail de préfiguration, ils dressent un état des lieux des activités et des services afin d’élaborer les projets de département, les organigrammes fonctionnels, et l’évaluation des ressources humaines et financières nécessaires.
La dernière étape avant le passage intégral à la nouvelle organisation
L’ultime étape de cette période transitoire, avant le basculement définitif vers la nouvelle organisation, devrait intervenir fin 2022, en collaboration avec la Direction Générale Déléguée aux Ressources Humaines. Elle comprendra le positionnement des personnels dans les différents départements et le départ en formation de certains agents. Si la réorganisation a été quelque peu ralentie par la crise sanitaire, les travaux se poursuivent actuellement à un rythme soutenable. « Globalement, nous essayons d’avancer le plus collectivement possible tout en assurant le maintien des services numériques et l’accompagnement de l’ensemble de la communauté sur tous nos campus » conclut Mourad Ben Hadj.
Réorganisation de la DGDIN : les chiffres clés
- 70 agents à la DGDIN
- Des équipes de proximité présentes sur tous les campus
- Un travail collectif en ateliers pendant 12 mois
- 6 départements en cours de préfiguration
