Dans quel cadre s’opère le rapprochement des services de la DGS ?
Philippe Demange, Directeur général des services : L’Université Gustave Eiffel est la première université de France à rassembler une université (l’UPEM), un organisme de recherche (l’Ifsttar) et des écoles d’ingénieur notamment. Ces établissements ont longtemps fonctionné selon des statuts très variés.
Dans ce contexte, le rapprochement des services de la DGS a commencé il y a dix-huit mois et s’est poursuivi pendant la pandémie. Il concerne 465 agents dont les deux tiers environ travaillaient pour l’UPEM et un tiers pour l’Ifsttar, dans de nombreux secteurs différents : budget, ressources humaines, immobilier, logistique, etc.
Dans un premier temps, nous avons pu mettre en place assez facilement une politique d’achats mutualisés en lançant par exemple des appels d’offres pour les commandes de masques ou l’installation de distributeurs de protections féminines. Nous avons ainsi réalisé des économies bénéfiques à tous les destinataires des activités de la DGS (personnels de l’enseignement et de la recherche, étudiants et autres usagers).
Quelles sont les autres mesures mises en place dans le cadre de ce rapprochement ?
PhD : Nous avons entrepris de recueillir les besoins des usagers du service informatique et la meilleure réponse à y apporter, selon les catégories d’usagers (description des tâches et catégorisation par familles de besoins, moyens alloués, méthodologie de travail, etc.). L’objectif est de savoir comment rapprocher certaines entités pour répondre plus efficacement à ces besoins, afin de créer une sorte de guichet unique où les usagers viendraient trouver une réponse à leur demande, quelle qu’elle soit.
Un questionnaire a aussi été soumis aux différents services pour mieux connaître les procédures existantes en matière de recettes et de dépenses. Il s’agit d’aider à identifier les dispositifs et les bonnes pratiques qui seraient les plus adaptés si on les généralisait à l’ensemble de l’Université, dans un souci d’efficience – sachant par exemple que, historiquement, certaines procédures sont déjà décentralisées et d’autres encore très hiérarchiques.
Nous allons aussi mettre en place des groupes de travail pour recueillir les attentes des services d’enseignement et de recherche par rapport à la DGS. Nous avons ainsi identifié des marges de progrès notamment pour ce qui concerne la simplification des procédures administratives : réutilisation des données déjà stockées, fourniture de justificatifs moins nombreux, etc.
Pouvez-vous nous dire plus précisément ce qu’il en est du rapprochement des deux DRH ?
Valérie Baudère, Directrice générale des services adjointe : Dès 2020, il y a eu beaucoup d’échanges entre les deux directions des ressources humaines, notamment pour définir des lignes directrices de gestion communes. Nous mettons actuellement en place un plan de formation unique commun aux deux directions, et nous travaillons à l’élaboration d’un nouvel organigramme pour début 2022. Nous espérons ainsi susciter des idées et des ambitions chez d’autres services ou directions qui cohabitent avec des cultures et des positionnements parfois différents. Dans cette optique, la composition des groupes de travail a été pensée pour qu’ils réunissent à la fois des chefs de service et des gestionnaires : il s’agit de donner la parole aux personnes qui interviennent sur le terrain et qui, donc, connaissent le mieux les pratiques quotidiennes des services.
De manière globale, nous souhaitons utiliser ce qui fonctionne le mieux dans l’existant pour construire autre chose, en permettant à chacun de s’habituer peu à peu à de nouveaux modes de collaboration et en faisant du sur-mesure, selon les besoins de chaque secteur.
